請求書や見積書そのものは会計ソフトで作れても、一緒に送るメールの文面には意外と時間がかかります。特に、支払いが遅れている相手へのお願いや、値上げのお知らせは、言葉選びに悩むものです。

AIに状況を伝えれば、失礼にならない文面の下書きを数秒で作ってくれます。あとは自分の言葉に少し直して送るだけです。

こんな場面で使えます

やり方

AIへの指示文

取引先に{請求書か見積書}を送るメールの文面を作ってください。
相手: {相手の会社名や立場}（{付き合いの長さ}）
内容: {何の請求・見積もりか}
伝えたいこと: {支払期日や有効期限など}
丁寧だけど堅すぎない文面で、200字程度にしてください。

AIへの指示文

支払期日を過ぎている取引先に、入金の確認をお願いするメールを作ってください。
相手を責める言い方は避け、行き違いの可能性にも触れてください。
相手: {相手の会社名や立場}
請求内容: {何の請求か}
期日: {支払期日}
今後もよい関係を続けたい相手です。

AIへの指示文

{店名}から取引先・お客様に、価格改定をお知らせする文面を作ってください。
対象: {対象の商品やサービス}
時期: {改定する日}
理由: {材料費の上昇など、実際の理由}
感謝の気持ちを伝えつつ、理由を簡潔に説明する文面にしてください。